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// à propos de GDNSolutions
Votre partenaire pour la digitalisation de votre entreprise
GDNSolutions, spécialiste local dans la transformation numérique, accompagne les entreprises et collectivités pour relever les défis de la transition digitale.
Appréhender les outils numériques, exister numériquement, archiver, sauvegarder et protéger ses données en lien avec la RGPD mais aussi et surtout mettre en place une gestion électronique de ses documents en centralisant l’ensemble de ses données sur un outil unique, tels sont les enjeux d’aujourd’hui et de demain.
Entreprise à taille humaine, nous saurons être à l’écoute de vos problématiques, comprendre votre méthode de travail, votre organisation, vous conseiller et vous acompagner dans la mise en place de solutions simples, adaptées et personnalisées afin d’améliorer votre productivité et celle de vos collaborateurs tout en garantissant la pérennité de votre activité.
// Solutions de GED
La gestion électronique de documents
Entre la protection des données ou encore la gestion des différents documents, il existe de nombreuses tâches fastidieuses en entreprise. À l’ère du digital, le traitement des factures, commandes, courriers, contrats, fiches de paie, etc. en format papier est donc devenu obsolète. De plus, ce genre de traitement peut être chronophage et couteux pour l’entreprise. C’est pourquoi, grâce à notre outil de gestion électronique de données Zeendoc, vous pourrez effectuer une transition digitale en toute sérénité. Découvrez ainsi comment notre solution numérique de gestion des documents peut vous aider dans l’organisation des documents et informations.
Qu’est-ce qu’une Gestion électronique de documents ou GED ?
La GED est une solution digitale qui a pour objectif la gestion du cycle de vie des documents électroniques. L’outil intervient ainsi à différents stades de tous types de documents :
- Création ou acquisition ;
- Stockage et organisation ;
- Gestion de la sécurité des données ;
- Recherche et consultation du document et échange des informations ;
- Archivage numérique documentaire.
Dans une entreprise, le processus numérique permet l’organisation et la gestion des documents numériques ainsi que leurs contenus.
Rappelons que la gestion documentaire en version papier a beaucoup évolué grâce à la transition digitale. Il faut savoir que le classement des documents d’entreprise papier présente de nombreux inconvénients :
- Classement à la main qui prend beaucoup de temps ;
- Encombrement avec les nombreux documents qui s’empilent sur les étagères ;
- Documents à support périssable ;
- Peut succomber au feu et à l’eau.
- La perte ou l’incapacité de retrouver un document.
Avec ces problèmes, la transition digitale est donc devenue une nécessité. D’où l’intérêt d’avoir recours à la solution de gestion électronique des documents Zeendoc. Ce dernier permettant la dématérialisation des documents.
// Solutions GED SAAS
Les avantages de l’utilisation de la GED
À l’ère du numérique, chaque entreprise ou collectivité devrait disposer d’une solution de gestion électronique des documents GED. En effet, Zeendoc permet d’améliorer considérablement l’organisation du travail en interne, grâce aux nombreux avantages qu’il offre dans les documents entrant et sortant :
01
Améliorer sa productivité
Avec l’utilisation d’un logiciel de GED gestion électronique de document, les employés ne perdent plus de temps à rechercher, classer, archiver des documents-papier, une pièce jointe dans une messagerie ou une base de données. La gestion documentaire sur la GED permet de bénéficier d’un processus d’indexation et d’un moteur de recherche pour rechercher rapidement un fichier donné.
03
Garantir l’intégrité des documents
Il est impossible de modifier un document une fois qu’il est importé dans Zeendoc. Son intégrité est garantie par la fonction horodatage. Son historique est contrôlable dès son import, et ce, pour toute sa durée de conservation. Zeendoc apporte une valeur légale et une traçabilité complète au document. Néanmoins, une version PDF A pour tous les documents importés dans Zeendoc est systématiquement disponible. L’exploitation dudit document est garanti pour une durée de 10 ans minimum.
05
Limitation des coûts
En évitant des procédés tels que l’impression, le traitement des déchets ou les coûts d’envois postaux, vous limitez les différents frais de l’entreprise ainsi que l'archivage des documents. Dématérialiser et automatiser les flux documentaires permet aussi de réduire les couts liés au stockage de document et à la gestion de contenu.
02
Faciliter les accès
Le système de gestion documentaire Zeendoc permet à l’ensemble de vos collaborateurs d’accéder partout et tout le temps à l’ensemble des bases de données par un simple navigateur web. Que vos collaborateurs soient dans des services différents, en télétravail ou en multisites, en France ou à l’étranger, vos données numérisés seront facilement accessibles. Chaque collaborateur bénéficiera d’un espace personnalisé avec des droits d’accès déterminés et améliorera ainsi son workflow.
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Une meilleure collaboration
Grâce à un système d’information centralisé des documents d’entreprise sur un support hébergé, la gestion électronique de documents favorise le travail collaboratif. La dématérialisation de vos processus métier permet une meilleure gestion de l’information et une diffusion de documents simplifiée tout en gérant des droits d’accès sur l’ensemble du flux de document.
06
Protéger les données
Le logiciel de GED Zeendoc permet un stockage sécurisé de vos documents d’entreprise avec le même niveau d’accréditation qu’une banque en ligne. Ainsi, vos données seront à l’abri des différents dangers comme les cyberattaques, les pannes ou autres dangers naturels. Enfin, vos données sont répliquées dans 3 data center en France. Soumis à la RGPD elles ne pourront être utilisées; vos données vous appartiennent !
La GED est une solution de gestion qui permet une automatisation de classement. Dématérialiser vos processus métiers est un gain de temps et d’argent. Numériser OCR Métadonnées Erp
// NAS et Cloud Privé
La sauvegarde de vos données avec GDNSolutions
Sauvegarde via NAS : un serveur de stockage en réseau
NAS (Network Attached Storage) est un appareil de stockage qui se connecte à votre réseau privé ou professionnel grâce à internet. C’est une solution de stockage qui se présente sous forme de boîtier raccordé à un réseau local (LAN). Vous pouvez utiliser un ou plusieurs disques durs, en fonction du nombre de baies sur l’appareil.
Ce type d’appareils est donc destiné aux entreprises pour permettre le stockage de données. De plus, il dispose de plusieurs avantages comme le partage de fichiers, la facilité d’accès ou encore la sécurisation des documents.
Les principaux avantages d’un système de sauvegarde via NAS sont donc :
- Faciliter l’accès aux fichiers numérisés
- Une centralisation des données qui sont accessibles sur le réseau de l’entreprise
- Un meilleur système de stockage
- Une capacité de stockage importante
Sauvegarde sur un serveur Cloud privé
Le stockage sur Cloud est un moyen de sauvegarder vos données sur un espace de stockage utilisable par les utilisateurs via internet, ou qu’il soit, et quelque soit l’appareil qu’il utilise.
Avec GDN Solutions, profitez d’un espace sans limite en nombre d’utilisateurs et en volume de stockage. Des serveurs de stockage utilisés très performants et efficaces avec une bande passante d’1 Gigabit par seconde. Par ailleurs, vos données peuvent être synchronisées avec un serveur NAS pour une sauvegarde en local. Télécharger la plaquette GDN Solutions. Le stockage Cloud privé vous permet :
- D’économiser de l’argent
- D’une entière personnalisation pour l’entreprise
- Une meilleure protection des données
// Transformation numérique et digitalisation d’entreprise
La digitalisation, un enjeu majeur pour l’entreprise
La digitalisation est un processus très important et essentiel de nos jours pour une entreprise. Ce processus permet ainsi de rendre une entreprise numérique. La transformation numérique peut concerner tous les secteurs d’activité (bâtiment, industriel, service…).
Les avantages de la digitalisation
Grâce à une stratégie digitale bien élaborée, la digitalisation d’entreprise peut vous permettre de disposer de plusieurs avantages :
- Une économie de temps dans les process ;
- Une communication rapide et facilitée ;
- Des meilleures conditions de travail pour les salariés ;
- Une meilleure rentabilité grâce à l’optimisation des dépenses ;
- La capacité de collecter une grande quantité de données sur les clients et les prospects ;
- Une communication moins coûteuse ;
- Une meilleure performance grâce à des outils tels que le CRM, le RES, la comptabilité, etc.
La création de site vitrine
La digitalisation est également un enjeu majeur en ce qui concerne la visibilité de l’entreprise. En effet, à l’ère du digital, il est essentiel pour une entreprise d’améliorer sa visibilité sur le web. Dans ce genre de situation, l’un des meilleurs moyens pour se montrer est de créer un site vitrine.
Ce type de plateforme offre la possibilité à vos clients de connaître les informations sur vos activités ou sur les produits/services que vous commercialisez. En outre, vous avez l’opportunité de convaincre vos prospects, fidéliser votre clientèle et ainsi améliorer vos ventes.
// Pour toutes demandes nous somme là !