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La gestion électronique de document GED
// La gestion électronique de document GED
La gestion électronique de document ou GED est devenue indispensable pour les entreprises. Il s’agit d’un processus de gestion de contenu qui contribue entre autre à améliorer l’efficacité d’une société tout en augmentant sa productivité.
Cette solution s’est largement démocratisée avec le développement du télétravail et plus globalement la transformation numérique des entreprises. Cette pratique devient encore plus utilisée en ce moment. C’est pourquoi il est essentiel pour les entrepreneurs et chef(fe)s d’entreprise de comprendre et maitriser ce nouvel outil numérique.
Comment procéder ? Que faut-il savoir sur la gestion électronique de document ? Cet article vous en parle plus en détail.
// GED
La gestion électronique de document : qu'est-ce que c'est ?
Par définition, la gestion électronique des documents (GED) est un processus de dématérialisation qui s’utilise pour traiter tous les documents entrants et sortants d’une entreprise. Qu’il s’agisse de fichiers numérisés ou de supports papiers, ce système conserve tout son intérêt. Le but étant de faciliter l’accès aux données d’une société à ses collaborateurs.
À la différence d’une technique d’archivage de documents numériques classiques, la numérisation GED dispose d’une valeur légale. L’utilisation d’une solution de gestion électronique des documents sera prochainement une obligation légale pour tous et garantira la bonne conformité vis-à-vis de la loi.
Spécialiste de la digitalisation d’entreprise, notre équipe est à votre écoute pour vous conseiller et vous accompagner dans la mise en place d’un processus personnalisé de gestion électronique de documents.
Nous avons fait le choix de la solution Zeendoc. Solution 100% française développée par SAGES Informatique.
// ZEENDOC
Quelles sont les étapes de la gestion électronique de documents ?
La dématérialisation des documents en entreprise requiert l’utilisation d’une GED adapté à ce processus. Cette solution ne doit pas seulement servir à l’archivage numérique des fichiers. Elle doit aussi se conformer aux dispositions juridiques en vigueur dans son pays.
La GED Zeendoc est parfaite pour ce travail. Cette plateforme dispose de nombreux outils en conformité avec les normes légales de la gestion électronique de documents et en perpétuelle évolution et amélioration.
Découvrez ci-après les étapes d’une bonne GED — gestion électronique des documents.
01
L'imporation
Le processus d'importation permet d’archiver tout type de document papier et électronique. Pour les fichiers sur papier, la GED consiste à scanner le document à l’aide d’un appareil comme un scanner, une imprimante multifonction, un smartphone ou un photocopieur. Quant au fichier électronique, l'importation s’applique aux documents reçus par emails ou par fax.
02
Le traitement
Il revient au chef d’entreprise de définir les modalités de partage des données pour la production documentaire. Il peut également paramétrer le logiciel documentaire concernant les modalités d’archivage pour cela. Il peut s’agir de gestion de flux, de classement des documents, de partage de fichiers, de centralisation ou systèmes de formulaires d’accès par exemple.
03
L’archivage
L’archivage comprend le processus de sauvegarde du document papier et dématérialisé par un serveur cloud privé ou d’autres serveurs proposés par la solution électronique. Pour rappel, l’outil GED open-source a été créé pour garantir la sécurité du contenu d’entreprise. Ainsi, le chef d’entreprise peut alors horodater son système.
04
La recherche
La gestion électronique des documents GED Zeendoc se distingue des autres logiciels de gestion et d’archivage électronique par la rapidité de sa recherche. En effet, il est possible de trouver l’intégralité du contenu électronique demandé en un simple clic. Un avantage important pour gagner du temps en traitement des documents.
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Pourquoi utiliser la gestion électronique de document ?
Désormais indispensable aux entreprises et collectivités pour rentrer dans l’ère numérique, Zeendoc est un outil simple et efficace, mais nécessite néanmoins une réelle réflexion lors de sa mise en place afin de la personnaliser et de l’adapté aux usages et environnements de chacun.
Cet outil va bien au-delà d’un simple archivage numérique et permet de répondre à différents enjeux :
- Réglementaire, avec la capacité d’apporter une valeur légale au document.
- Organisationnel, qui va permettre une meilleure productivité.
- Économique, car la GED va réduire le cout du traitement documentaire.
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Quels sont les avantages de la gestion électronique des documents ?
La solution de gestion électronique des documents Zeendoc amène de nombreuses fonctionnalités et avantages. En effet, l’utilisation de notre GED permet :
Un gain de temps considérable
La gestion documentaire traditionnelle impose de multiples manipulations (scan, impression), déplacements (entre classeur, bureau, service, salle d’archives), échanges (appel, mail) quotidiens extrêmement chronophages. Avec Zeendoc, traiter les documents papiers ou numériques dès leurs archivages, en passant par leurs recherches et diffusions ne prends que quelques secondes. La dématérialisation des circuits de validation (ou workflow) permet une plus grande souplesse et fluidité au quotidien.
Une réduction des coûts
La dématérialisation des données sur un outil centralisé n’implique plus l’utilisation d’une masse de documents. Cela permet d’éviter de multiples dépenses en fournitures (encre, papier, classeur, etc.), équipements (location photocopieur, scanner) ou encore surfaces de stockage (armoire, salle d’archives, etc). Avec notre solution de gestion électronique de documents Zeendoc, ces coûts peuvent être limités, voire supprimés.
Une sécurisation des documents
L’avantage d’un document numérique reste évidemment son système de stockage. Sauvegardé sur trois Datacenter, il ne risque pas de se perdre ou d’être altéré. Avec notre solution d’archivage GED, ce processus d’entreprise est assuré à tout moment. De plus, vos données sont cryptées et des droits d’accès sont donnés en fonction des utilisateurs. C’est une pratique très utile pour apporter une certaine confidentialité et sécurité à ses données et flux documentaires sensibles.