FAQ : les 10 questions les plus posées avant d’acheter une GED
La gestion électronique de documents (GED) attire de plus en plus d’entreprises cherchant à améliorer l’organisation, la sécurité et l’accès à leurs fichiers. Mais avant d’acheter une solution GED, beaucoup de questions se posent. Choisir la bonne GED, c’est s’assurer de trouver un outil qui répond aux besoins, au budget, et à la façon de travailler de l’entreprise.
Cet article répond aux 10 questions les plus fréquentes avant d’acheter une GED. Il aide à clarifier les points essentiels comme la sécurité, le stockage, l’intégration avec les outils déjà en place, et le support technique. Les réponses fournissent des repères pour prendre une décision éclairée et éviter les mauvaises surprises.
Qu’est-ce qu’une GED et pourquoi l’adopter ?
La gestion électronique de documents transforme la façon dont les entreprises gèrent, stockent et partagent leurs fichiers. Cette solution numérique est utilisée dans des domaines comme l’informatique, l’administration et la santé pour gagner du temps et sécuriser les données.
Définition et principes de la GED
La gestion électronique de documents (GED) est un système qui permet de numériser, organiser et stocker tous les documents d’une organisation. Grâce à la GED, chaque fichier devient accessible en quelques clics sur un espace centralisé et sécurisé.
La GED ne se contente pas d’archiver des documents. Elle permet aussi de gérer le cycle de vie des informations : création, modification, partage, et archivage. Ce principe aide à suivre toutes les versions d’un document et garantit la traçabilité.
Les solutions de GED utilisent des outils informatiques spécialisés. Ces outils facilitent la recherche rapide de documents par mots-clés ou filtres. Ils gèrent aussi le contrôle d’accès pour limiter l’accès aux informations sensibles.
Avantages pour l’entreprise
L’utilisation d’une GED offre plusieurs avantages immédiats, en particulier pour l’efficacité et la sécurité. Un des principaux atouts est la réduction du temps passé à chercher ou à partager un document. Tout est stocké au même endroit, ce qui simplifie l’organisation des tâches.
Grâce à la GED, les données sensibles bénéficient de protections avancées comme le chiffrement et la gestion des droits d’accès. Cela est important, surtout dans les secteurs comme la santé où la confidentialité des dossiers est essentielle.
La GED réduit aussi le risque de perte de documents papier. L’entreprise économise sur les coûts de stockage physique et diminue l’impact environnemental. En intégrant de la gestion documentaire dans ses processus, l’entreprise devient plus agile et réactive.
Domaines d’application
La GED trouve sa place dans tous les secteurs d’activité. Dans l’informatique, elle aide à organiser la documentation technique, les contrats et les rapports d’étude. Les établissements de santé l’utilisent pour gérer les dossiers patients et respecter la réglementation sur la confidentialité des informations médicales.
Les administrations adoptent la GED Zeendoc pour centraliser les dossiers, simplifier la circulation des documents et moderniser leurs services. Dans l’industrie, elle sert à gérer les plans, notices, et procédures techniques.
Le vocabulaire de la GED s’adapte selon le secteur : on parle de « dossiers patients » en santé, de « contrats » ou « devis » en entreprises, ou encore de « rapports d’intervention » en maintenance. Cette flexibilité permet à chaque organisation de répondre précisément à ses besoins documentaires.
Quels types de documents puis-je gérer avec Zeendoc ?
Zeendoc prend en charge de nombreux formats de fichiers courants et spécialisés utilisés dans les entreprises. Il s’adapte à plusieurs secteurs et répond à des besoins variés, de la comptabilité aux ressources humaines.
Liste des documents acceptés (PDF, scans, mails, etc.)
Zeendoc accepte un large éventail de formats numériques pour faciliter la gestion documentaire. Il prend en charge les fichiers PDF, les images scannées (JPG, TIFF), ainsi que les fichiers bureautiques comme DOCX et XLSX. Vous pouvez aussi gérer la modification de fichiers avec Office 365 dans votre Zeendoc.
L’utilisateur peut aussi importer des factures, des avoirs, des bons de commande, les bons de livraison, etc. Cela rend possible le stockage centralisé de tous les documents importants de l’entreprise.
Voici un aperçu des formats couramment utilisés dans Zeendoc :
| Type de fichier | Exemples |
|---|---|
| Facture PDF, rapport d’activité | |
| Image | Scan de contrat, bon de livraison |
| E-mails avec pièces jointes | |
| Bureautique | Documents Word, fichiers Excel |
Tous ces éléments peuvent être ajoutés et retrouvés facilement grâce à l’indexation automatique de Zeendoc.
Domaines concernés : compta, RH, juridique, etc.
Les solutions de Zeendoc couvrent plusieurs domaines clés de l’entreprise. Pour la comptabilité, il permet la gestion des factures, des avoirs, et des justificatifs de paiement.
En ressources humaines, Zeendoc stocke des contrats de travail, des fiches de paie, et des demandes de congés. Il peut aussi archiver des dossiers salariés et des bilans sociaux.
Le domaine juridique bénéficie également d’une organisation simple des contrats, des actes et des documents légaux. Zeendoc convient enfin aux directions commerciales, administratives, et à d’autres services qui produisent ou reçoivent des documents essentiels.
Est-ce que la GED Zeendoc est compliquée à mettre en place ?
La gestion électronique de documents nécessite une planification, mais des outils adaptés et un accompagnement suffisant simplifient souvent les étapes. La mise en œuvre se fait généralement par étapes, avec des solutions comme Zeendoc qui proposent un appui continu et des processus conçus pour limiter les difficultés.
Présentation du processus d’installation/accompagnement
Le processus d’installation d’une GED comprend plusieurs étapes importantes. Il débute par l’analyse des besoins de l’entreprise pour définir les fonctionnalités nécessaires. Ensuite, la sélection d’un logiciel comme Zeendoc se fait en fonction des exigences spécifiques (nombre d’utilisateurs, types de documents, accès à distance).
La configuration du logiciel est réalisée avec l’aide du fournisseur. Cette phase inclut l’installation technique, la connexion avec d’autres outils métiers, puis l’importation des documents existants. L’accompagnement personnalisé permet de répondre aux questions et d’assurer que le paramétrage convient à tous les services.
Une formation est généralement proposée aux utilisateurs, afin de faciliter la prise en main de la solution. L’accompagnement peut également prévoir un support technique et des conseils d’optimisation pour que la GED soit utilisée efficacement au quotidien.
Tableau des étapes clés :
| Étape | Description |
|---|---|
| Analyse des besoins | Définir les attentes et priorités |
| Choix du logiciel | Sélection d’une solution adaptée |
| Configuration | Installation et réglages personnalisés |
| Formation | Mise à niveau des utilisateurs |
| Support et accompagnement | Assistance continue et évolutive |
Mise en place progressive, gestion du changement
La réussite d’une GED dépend d’une mise en place progressive. Les entreprises commencent souvent par un premier service ou un type de document, puis élargissent l’utilisation au fil du temps. Cette méthode permet de limiter les perturbations et d’adapter les process selon les retours des équipes.
La gestion du changement est un élément essentiel. Il est important d’impliquer les utilisateurs dès le début, de les informer sur les bénéfices attendus (recherche plus rapide de documents, réduction du papier, sécurité accrue), et de leur proposer des points d’échange.
Des communications régulières, des sessions de formation courtes et des supports clairs aident à lever les réticences. Les solutions comme GED Zeendoc proposent souvent des outils de suivi pour mesurer l’adoption et ajuster les actions si besoin.
Une attention particulière doit être portée à l’accompagnement des utilisateurs, surtout si les pratiques de gestion documentaire évoluent beaucoup. Un bon support évite les blocages et rassure le personnel lors de cette transition.
Intégration de l’intelligence artificielle
L’intelligence artificielle rend la gestion électronique des documents plus rapide et plus précise. L’IA joue un rôle clé pour automatiser des tâches comme la saisie, la pré-saisie et la reconnaissance des documents, ce qui améliore l’expérience utilisateur.
Reconnaissance des documents
La reconnaissance des documents repose sur des technologies d’IA capables d’identifier et de classer automatiquement différents types de fichiers comme les factures, bons de commande ou contrats.
Grâce à l’IA, le système extrait des informations importantes (dates, montants, noms) sans intervention manuelle. Cela réduit les erreurs humaines lors de la saisie des données et accélère le traitement documentaire.
Il est possible d’automatiser la pré-saisie des informations. Par exemple, après avoir scanné un document, l’IA propose une lecture automatique des informations clés à valider ou à corriger.
L’IA ne se limite pas à la reconnaissance visuelle. Elle permet aussi de vérifier la conformité et d’assurer la qualité des données, améliorant ainsi la fiabilité de l’archivage électronique.
Intégration de l’IA dans le GED Zeendoc
Zeendoc intègre l’intelligence artificielle dans son système de GED pour optimiser les flux de travail. L’IA prend en charge la capture et le classement automatique des documents, réduisant les étapes manuelles.
Les utilisateurs bénéficient de suggestions intelligentes lors de la saisie ou la validation des documents, ce qui simplifie et accélère le processus de gestion.
Zeendoc utilise aussi l’IA pour faciliter la recherche. Les mots-clés détectés automatiquement permettent de retrouver des documents rapidement. Cela renforce l’expérience utilisateur, qui gagne en efficacité et en confort.
En combinant la gestion classique avec des fonctions avancées d’IA, Zeendoc offre un système évolutif adapté aux besoins d’entreprises de toute taille. L’automatisation intelligente réduit les coûts liés à la saisie et améliore la qualité du traitement documentaire.
Est-ce que mes documents sont en sécurité ?
La sécurité des documents repose sur plusieurs éléments clés : un stockage fiable, des normes strictes, et un contrôle constant des accès. La confidentialité, l’intégrité et la conformité légale doivent être assurées à chaque étape.
Stockage sécurisé (cloud français / HDS / ISO…)
Les documents sont stockés dans des datacenters situés en France, ce qui garantit que les données ne quittent pas le territoire national. Souvent, des infrastructures multi-sites sont utilisées pour minimiser les risques de perte. Cela inclut un datacenter principal certifié (comme Equinix) et un site secondaire de secours tel que Scaleway.
Ce type de stockage respecte plusieurs certifications reconnues :
- ISO 27001 (gestion de la sécurité de l’information)
- HDS (Hébergement de Données de Santé)
- PCI DSS
- ISO 9001
- OHSAS 18001
- ISO 14001
- ISO 22301
Le chiffrement des fichiers lors de leur transfert et de leur stockage protège contre les accès non autorisés. L’utilisation de solutions comme GED Zeendoc assure un haut niveau de sécurité grâce à ces standards et une politique stricte de conservation. Plus de détails sur la sécurité des documents stockés dans GED.
Gestion des droits utilisateurs, traçabilité, RGPD
Chaque utilisateur possède des droits définis individuellement, ce qui limite l’accès aux documents sensibles. La gestion des accès est très précise : seuls les collaborateurs autorisés peuvent voir, modifier ou supprimer certains fichiers.
Toutes les actions réalisées sur un document (consultation, modification, téléchargement) sont tracées et enregistrées. Un historique détaillé permet de savoir qui a accédé à quel fichier et quand. Ce suivi est important pour la conformité et pour réagir rapidement en cas d’incident.
Le respect du RGPD est intégré :
- Les données restent en France
- Les processus d’accès et d’archivage respectent la législation
- Des audits de sécurité sont réalisés régulièrement
Ce cadre garantit une protection sérieuse des informations confidentielles et personnelles.
Peut-on signer électroniquement les documents ?
La signature électronique permet de valider des documents directement dans une GED. Cette fonction est essentielle pour accélérer les processus de travail et garantir la valeur juridique des documents signés.
Fonctionnalité de signature électronique intégrée ou via connecteurs
De nombreuses solutions GED, comme Zeendoc, permettent la signature électronique de documents. Cette fonctionnalité peut être intégrée nativement dans la plateforme ou accessible via des connecteurs, comme DocuSign ou Certigna.
Une GED Zeendoc avec signature intégrée facilite la gestion des contrats, bons de commande, ou documents RH en seulement quelques clics. Les connecteurs offrent la souplesse de choisir des prestataires spécialisés et reconnus sur le marché.
Il est possible de signer presque tout type de document numérique : contrats, devis, factures, attestations, et conventions. Pour l’utilisateur, l’expérience reste simple : il sélectionne le document, lance la procédure de signature, puis reçoit une confirmation une fois la signature terminée.
Les administrateurs peuvent suivre l’état d’avancement, relancer les signataires, et archiver automatiquement les documents finalisés. Cela limite les erreurs et garantit une traçabilité complète du processus de signature.
Légalité, conformité eIDAS
La signature électronique doit répondre à des exigences de conformité strictes pour être valable. En Europe, la norme eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) encadre la reconnaissance légale de la signature électronique.
Une GED comme Zeendoc veille à travailler avec des solutions compatibles eIDAS pour garantir la validité de chaque signature. La solution choisie doit fournir un certificat, une preuve de l’identité du signataire et une traçabilité des actions.
Il existe trois niveaux de signature électronique sous eIDAS : simple, avancée, et qualifiée. Le choix dépend du degré de sécurité et du contexte juridique du document. Par exemple, une signature qualifiée est recommandée pour des contrats à très forte valeur ou des documents réglementaires.
Le respect de ces critères est essentiel pour que le document signé soit accepté par toutes les parties prenantes (clients, partenaires, administrations). Les GED qui assurent cette conformité offrent plus de sérénité à l’entreprise et à ses utilisateurs.
Est-ce compatible avec mes logiciels existants ?
Lorsqu’une entreprise souhaite déployer une GED, la compatibilité avec ses logiciels actuels est essentielle pour éviter toute rupture dans l’expérience utilisateur. Les points importants concernent la capacité de la solution à communiquer avec des ERP, des outils de comptabilité, ou encore des logiciels de gestion commerciale. La possibilité de synchroniser les données et d’automatiser certains échanges facilite le quotidien des équipes.
Compatibilité avec ERP, comptabilité, CRM…
La compatibilité d’une GED avec les autres logiciels (ERP, comptabilité, CRM) dépend de la méthodologie d’intégration mise en place. Par exemple, Zeendoc propose des connecteurs dédiés pour s’intégrer facilement avec des systèmes existants.
Il est important de vérifier si la GED gère bien les formats courants utilisés par ces outils (CSV, XML, PDF, etc.). Une GED compatible pourra récupérer et organiser des documents provenant directement du système comptable ou CRM, ce qui limite les risques d’erreurs humaines.
Certaines solutions vont plus loin et permettent la synchronisation en temps réel des données, ce qui évite de ressaisir les informations dans chaque outil. Cela aide à gagner du temps et à réduire les risques d’incohérences entre les différents logiciels.
Import/export, connecteurs, API
Pour assurer une compatibilité poussée, la GED doit offrir des outils comme l’import/export de données, des connecteurs spécifiques, et des API. Les API permettent aux développeurs d’automatiser et de personnaliser les échanges entre la GED et d’autres systèmes.
Par exemple, il est souvent possible d’importer des documents par lots ou d’exporter des données vers un logiciel externe à l’aide d’un simple bouton. De nombreux éditeurs de GED, comme Zeendoc, mettent à disposition des connecteurs prêts à l’emploi pour les outils les plus courants (Sage, EBP, Salesforce, etc.).
Ce type de fonctionnalité favorise une meilleure expérience pour les utilisateurs en facilitant l’intégration des workflows déjà existants. Grâce aux API ouvertes, il devient possible d’étendre les usages de la GED selon les besoins spécifiques de l’entreprise.
Puis-je accéder à mes documents à distance ?
L’accès à distance aux documents est une fonctionnalité centrale de la plupart des solutions de GED modernes. Les utilisateurs peuvent trouver plusieurs options précises pour obtenir leurs fichiers, gérer les droits, et travailler où qu’ils soient.
Accès 100% web/cloud
Une GED basée sur le cloud, appelée aussi SaaS (Software as a Service), permet de consulter et modifier les documents depuis n’importe quel lieu connecté à Internet. Il suffit d’un simple navigateur web, comme Chrome ou Firefox, pour accéder à l’interface.
Les solutions telles que GED Zeendoc offrent une interface claire et sécurisée. L’utilisateur se connecte via un identifiant et un mot de passe, protégeant ainsi ses données professionnelles. Cela réduit le risque de perte de documents et simplifie la gestion des droits d’accès, tout en assurant la conformité avec les normes de sécurité.
Le système cloud permet aussi des sauvegardes automatisées et des mises à jour sans intervention de l’utilisateur. L’accès se fait 24h/24 et 7j/7, sans installation logicielle spécifique sur l’ordinateur du client. C’est idéal pour les équipes en télétravail ou les personnes souvent en déplacement.
Applications mobiles/tablettes
La GED Zeendoc propose des applications mobiles à télécharger sur Android ou via l’Apple Store. Ces applications permettent de consulter, annoter, ou partager des documents directement à partir d’un smartphone ou d’une tablette.
L’interface mobile est conçue pour être intuitive grâce à de larges icônes et une navigation simplifiée. Les notifications mobiles informent rapidement des nouveaux documents ou des actions à réaliser. Les utilisateurs peuvent aussi utiliser la fonction appareil photo pour scanner des documents papier et les stocker directement dans la GED Zeendoc.
Certaines applications intègrent des options de synchronisation et de travail hors ligne. Cela permet de rester productif même sans connexion internet ponctuelle. Grâce à ce mode d’accès, les données restent accessibles, sécurisées, et faciles à gérer en déplacement.
Quelles garanties en cas de perte ou de panne ?
En cas de perte ou de panne d’une solution de gestion électronique des documents (GED), plusieurs dispositifs techniques et contractuels peuvent protéger l’utilisateur. Trois éléments clés à vérifier sont la présence de sauvegardes automatiques, la redondance des données et la disponibilité des serveurs.
Sauvegardes automatiques
La plupart des GED modernes proposent des sauvegardes automatiques pour éviter toute perte de données lors d’une panne technique. Ces sauvegardes sont programmées pour se faire à intervalles réguliers, parfois plusieurs fois par jour.
L’utilisateur peut s’assurer que les données sont copiées sur plusieurs serveurs. Les équipes techniques testent régulièrement les procédures de restauration pour garantir leur efficacité.
Redondance des données
La redondance des données signifie que plusieurs copies des documents sont stockées sur différents sites ou serveurs. Cela limite le risque de perte si un disque dur, un site ou un serveur tombe en panne.
Cette redondance peut être assurée par différents niveaux :
- Réplication en temps réel sur un autre serveur
- Réplication sur un site géographiquement distant
- Utilisation du cloud pour héberger des copies supplémentaires
Un bon prestataire précisera le niveau de redondance offert dans le contrat. Il est aussi important de savoir si la redondance est incluse dans la formule choisie ou proposée en option payante. Plus la redondance est élevée, plus la continuité de service est garantie en cas d’incident majeur.
Disponibilité des serveurs
La disponibilité des serveurs est souvent indiquée en pourcentage (par exemple : 99,9%). Cela correspond au temps pendant lequel le système reste accessible à l’utilisateur sur une période déterminée.
Voici quelques points à demander au fournisseur :
- Niveau de disponibilité garanti (SLA)
- Procédures en cas d’indisponibilité prolongée
- Délai de rétablissement en cas de panne
Les acteurs sérieux communiquent un engagement précis et chiffré pour la disponibilité de leur infrastructure. Les utilisateurs bénéficient ainsi d’une garantie sur la rapidité de rétablissement et l’accès continu à leurs documents. Ce point est particulièrement important dans les environnements professionnels où l’interruption d’accès peut avoir de lourdes conséquences.
Comment former mes équipes à l’utilisation de Zeendoc ?
Pour garantir une bonne prise en main de la GED Zeendoc, il est essentiel d’offrir une formation adaptée à tous les utilisateurs. GDN Solutions vous forme et vous accompagne. Nous proposons aussi plusieurs outils et supports et replay de formation pour accompagner les entreprises, du premier usage aux situations de dépannage.
Formations incluses et replay de formation
GDN Solutions inclut une formation utilisateur lors de la mise en place. Cette formation permet aux équipes d’apprendre à déposer, classer et rechercher des documents dès les premiers jours.
Zeendoc propose aussi des sessions de formation pour les passerelles comptable organisées en ligne. Les horaires s’adaptent selon la disponibilité des collaborateurs, ce qui facilite la planification.
Les replays de formation sont accessibles pour ceux qui n’ont pas pu assister en direct ou qui souhaitent revoir certains passages. Cela garantit que chaque utilisateur peut avancer à son rythme et améliorer sa maîtrise de l’outil. Un tableau récapitulatif des modules est parfois fourni pour s’y retrouver facilement.
Support technique / hotline
Après la formation initiale, le support technique prend le relais. GDN Solutions met à disposition une hotline téléphonique pour répondre rapidement aux questions ou résoudre les problèmes.
Le support mail permet de décrire en détail la situation et d’obtenir une réponse personnalisée. Un suivi est assuré pour chaque demande afin de garantir la satisfaction de l’utilisateur.
En complément, des ressources vidéo ou PDF sont mises à jour régulièrement et disponibles sur l’espace client. Ces supports permettent de se former en autonomie et d’apprendre à gérer les nouveautés ou à régler les difficultés sans attendre l’intervention d’un technicien.
Simplicité de l’interface
L’interface de Zeendoc a été conçue pour être claire et intuitive. Cela réduit le temps de prise en main, même pour des utilisateurs peu à l’aise avec les outils informatiques.
Chaque menu est pensé pour faciliter le dépôt, la recherche et l’archivage des documents. Des bulles d’aide et des guides intégrés sont accessibles directement dans le logiciel, permettant de trouver rapidement des solutions sans devoir quitter l’application.
Cette simplicité limite le besoin de formation avancée et favorise une adoption rapide dans toute l’entreprise. Elle permet aussi de réduire le nombre de sollicitations auprès du support technique, les réponses aux questions courantes étant directement à portée de main.
Résumé des avantages
La Gestion Électronique des Documents (GED) offre des bénéfices directs comme la simplicité d’utilisation, la sécurité des données, la conformité RGPD et le gain de temps pour les équipes. Son accès en mode SaaS permet de travailler depuis n’importe où et de réduire les coûts liés au papier et au stockage.
Demandez une démonstration gratuite ou contactez-nous pour un audit documentaire
Les entreprises peuvent demander une démonstration gratuite afin de voir comment la GED s’adapte à leurs besoins réels. Une session de démonstration permet d’explorer les fonctionnalités telles que la dématérialisation, la gestion en SaaS, la disponibilité 99,99%, et l’interface en français à 100%.
Un audit documentaire personnalisé aide à évaluer les volumes, les types de documents et la sécurité attendue. Grâce à ces démarches, il devient plus facile de calculer le gain de temps et de coûts induits par l’automatisation et la centralisation des documents.
Liste des avantages principaux :
- Sécurité des données
- Productivité accrue
- Soutien technique en français
- Accès sécurisé depuis n’importe où
- Réduction des coûts administratifs
