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Aujourd’hui, dans un monde professionnel de plus en plus numérisé, il est évident que la gestion documentaire efficace devient un enjeu majeur pour les entreprises et les collectivités. En effet, face à l’explosion des données numériques, il convient de mettre en place des solutions adaptées aux défis contemporains.

Zeendoc se positionne comme une solution française de dématérialisation conçue pour répondre aux problématiques spécifiques des organisations hexagonales. Cette application cloud de Gestion Électronique des Documents (GED) permet aux structures de toutes tailles d’optimiser leur archivage numérique tout en réduisant leurs coûts opérationnels.

Développée par Sages Informatique, Zeendoc offre une approche intuitive de la dématérialisation documentaire. Par ailleurs, la France héberge entièrement cette solution, garantissant de ce fait une sécurité optimale pour les données sensibles des entreprises. En conséquence, les utilisateurs peuvent non seulement se conformer aux réglementations en vigueur, mais également bénéficier d’une tranquillité d’esprit concernant la protection de leurs informations confidentielles.

En conséquence, les utilisateurs peuvent non seulement se conformer aux réglementations en vigueur, mais également bénéficier d’une tranquillité d’esprit concernant la protection de leurs informations confidentielles. Son interface conviviale facilite l’adoption par les utilisateurs, même ceux peu familiers avec les outils numériques avancés.

Zeendoc s’intègre parfaitement avec d’autres logiciels professionnels comme l’ERP Codial, permettant une valorisation efficace de l’information au sein des flux de travail existants. La plateforme répond aux exigences réglementaires françaises en matière d’archivage électronique tout en offrant des fonctionnalités avancées de recherche et de partage documentaire, essentielles pour les organisations souhaitant améliorer leur productivité.

L’Essence de Zeendoc

Zeendoc représente une solution innovante de Gestion Électronique des Documents (GED) qui transforme la façon dont les entreprises gèrent leurs informations numériques. Cette plateforme combine efficacité et sécurité pour répondre aux défis modernes de l’archivage documentaire.

Définition et Objectifs

Zeendoc est une application de gestion électronique des documents développée par SAGES Informatique, une entreprise française spécialisée dans les solutions numériques. Son objectif principal est de permettre aux organisations de répondre efficacement aux problématiques d’archivage documentaire.

La plateforme offre une solution complète pour la dématérialisation, le classement et la valorisation de l’information. Elle permet non seulement le stockage sécurisé de documents, mais facilite également leur circulation entre collaborateurs.

Les fonctionnalités de Zeendoc incluent :

• Archivage sécurisé des documents
• Automatisation des processus documentaires
• Partage contrôlé de l’information
• Connexion entre différentes sources de données

Historique et Evolution

Créée par SAGES Informatique en France, Zeendoc s’est progressivement imposée comme une référence dans le domaine de la GED. En outre, son développement répond précisément à l’évolution des besoins des entreprises en matière de traitement de l’information numérique. À cet égard, la plateforme s’adapte constamment aux nouvelles exigences du marché, tandis que ses mises à jour régulières permettent non seulement d’améliorer ses fonctionnalités existantes, mais aussi d’en proposer de nouvelles.

Au fil des années, la solution s’est adaptée aux nouvelles exigences réglementaires concernant l’archivage électronique. Elle intègre désormais des fonctionnalités avancées de protection des données, conformes aux normes de confidentialité.

L’évolution de Zeendoc reflète la transformation digitale des entreprises françaises. De simple outil d’archivage, la plateforme s’est métamorphosée en un écosystème complet permettant de connecter et valoriser les informations.

Fonctionnalités Clés de Zeendoc

Zeendoc propose un ensemble complet de fonctionnalités permettant d’optimiser la gestion électronique des documents. Sa plateforme combinera intelligence artificielle et outils pratiques pour transformer la gestion documentaire des entreprises.

Classement Intelligent

Le système de classement intelligent de Zeendoc révolutionne l’organisation documentaire. De plus, grâce à l’extraction automatique d’informations, les documents sont désormais instantanément catégorisés selon leur type, contenu et importance. Par conséquent, les utilisateurs bénéficient d’une organisation optimale de leurs archives, ce qui leur permet de naviguer efficacement dans leur base documentaire. Cette fonctionnalité contribue significativement à l’optimisation des processus de travail.

L’indexation intelligente identifie automatiquement les données clés comme les dates, montants et références des factures fournisseurs ou clients. Cette technologie réduit considérablement les erreurs de classement manuel.

Zeendoc applique une structure d’archivage personnalisable adaptée aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Les entreprises peuvent organiser leurs documents par département, projet ou processus métier. De cette façon, chaque équipe accède rapidement aux informations pertinentes pour son activité spécifique, tandis que la structure globale conserve une cohérence optimale.

La solution offre également une gestion des versions qui conserve l’historique complet des modifications. Chaque document bénéficie d’un système de tags et métadonnées facilitant son identification ultérieure.

Recherche Optimisée

La puissance du moteur de recherche Zeendoc permet de retrouver instantanément tout document via une simple recherche par mots-clés. Les utilisateurs peuvent localiser rapidement un devis client, une facture fournisseur ou un contrat commercial en quelques secondes.

Les filtres avancés affinent les résultats selon de multiples critères : date, montant, émetteur, ou tout autre paramètre personnalisé. La reconnaissance optique de caractères (OCR) intégrée rend même le texte des documents numérisés entièrement interrogeable.

Les recherches fréquentes peuvent être enregistrées pour un accès rapide ultérieur. Les résultats sont présentés de manière claire avec un aperçu instantané du document sans nécessiter son ouverture complète.

Le système garde également trace des documents consultés récemment, créant un historique personnalisé pour chaque utilisateur.

Intégration ERP et Logiciel Comptable

Zeendoc s’intègre parfaitement aux systèmes d’information existants, notamment les ERP et logiciels comptables. Cette connexion permet un flux de travail continu entre les différentes applications utilisées au quotidien.

Le logiciel de gestion documentaire synchronise automatiquement les données avec les outils financiers, évitant ainsi la double saisie. Les factures peuvent être directement transmises au logiciel comptable après validation dans Zeendoc.

La solution propose également des fonctionnalités spécialisées comme la gestion des notes de frais et la distribution sécurisée des fiches de paie. Zeendoc signature électronique garantit l’authenticité des documents importants conformément aux réglementations en vigueur.

Les droits d’accès sont finement paramétrables, assurant la confidentialité des informations sensibles tout en facilitant la collaboration entre services.

Dématérialisation avec Zeendoc

Zeendoc transforme la gestion documentaire en proposant une solution complète de dématérialisation qui simplifie les processus d’entreprise. La plateforme permet de créer une base unique où tous les documents sont accessibles, modifiables et partageables en toute sécurité.

Numérisation des Documents

La dématérialisation avec Zeendoc commence par la numérisation efficace des documents papier. Le système permet de convertir rapidement tout type de document physique en format électronique, facilitant ainsi leur intégration dans le flux de travail numérique.

Les documents numérisés sont automatiquement classés et indexés selon des critères personnalisables, ce qui optimise leur recherche ultérieure. Cette organisation intelligente permet de retrouver instantanément n’importe quel document.

Zeendoc propose également des fonctionnalités de reconnaissance optique de caractères (OCR) qui transforment les images en textes exploitables. Cette technologie permet d’extraire automatiquement les informations clés des documents et de les intégrer dans les systèmes existants.

Gestion des Factures Fournisseurs et Clients

La solution Zeendoc simplifie considérablement le traitement des factures grâce à une automatisation poussée. Pour les factures fournisseurs, le système capture les données essentielles et les transmet directement aux outils comptables.

La plateforme facilite également l’envoi des factures clients par email ou via Chorus, le portail public de facturation. Ce processus réduit les délais d’acheminement et améliore le suivi des paiements.

Les factures électroniques sont archivées conformément aux exigences légales, garantissant leur valeur probante. Zeendoc permet un contrôle continu du cycle de facturation, de la création jusqu’au règlement, en simplifiant la gestion des litiges éventuels.

Documents d’Entreprise et Notes de Frais

Zeendoc révolutionne la gestion des documents d’entreprise en centralisant tous les types de fichiers administratifs dans un espace sécurisé. Les bulletins de paie électroniques peuvent être distribués et archivés directement depuis la plateforme.

Les notes de frais bénéficient d’un traitement optimisé avec capture automatique des informations importantes. Les collaborateurs peuvent soumettre leurs dépenses via l’application, tandis que les validateurs accèdent facilement aux justificatifs.

La solution garantit une traçabilité complète des documents sensibles avec un système de droits d’accès personnalisables. Cette approche sécurisée protège les informations confidentielles tout en permettant le partage nécessaire entre collaborateurs et partenaires.

Avantages du Mode SaaS de Zeendoc

Zeendoc, proposé en mode SaaS (Software as a Service), offre une approche moderne et efficace pour la gestion électronique des documents. Cette solution cloud présente des avantages considérables pour les entreprises cherchant à optimiser leur gestion documentaire tout en réduisant les coûts informatiques.

Accessibilité et Collaboration

Le mode SaaS de Zeendoc garantit une accessibilité optimale aux documents depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion internet. Les collaborateurs peuvent consulter, modifier et partager des informations en temps réel, ce qui améliore significativement la productivité de l’entreprise.

La mobilité devient un atout majeur dans le contexte professionnel actuel. Grâce au cloud, les équipes dispersées géographiquement peuvent travailler sur les mêmes documents simultanément.

La sécurité n’est pas négligée pour autant. Zeendoc assure la protection des données sensibles tout en permettant un accès contrôlé selon les droits attribués à chaque utilisateur.

La traçabilité des actions constitue un autre avantage crucial. Chaque modification est enregistrée, offrant ainsi une transparence totale sur l’historique des documents.

Maintenance et Mises à Jour

En choisissant Zeendoc en mode SaaS, les entreprises s’affranchissent des contraintes liées à la maintenance des infrastructures informatiques. La gestion technique est entièrement assurée par le fournisseur, permettant aux équipes IT de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Les mises à jour du logiciel sont automatiques et transparentes pour l’utilisateur. Aucune intervention n’est nécessaire pour bénéficier des dernières fonctionnalités et améliorations de sécurité.

Le modèle économique du SaaS présente également un avantage financier considérable. Les coûts sont prévisibles et s’adaptent aux besoins réels, transformant un investissement initial conséquent en dépenses opérationnelles maîtrisées.

La scalabilité de la solution permet d’ajuster les ressources en fonction de l’évolution de l’entreprise, offrant ainsi une flexibilité optimale sans nécessiter de nouveaux déploiements techniques complexes.

Adaptabilité de Zeendoc aux Entreprises

Zeendoc propose une solution de gestion électronique des documents hautement adaptable qui répond aux besoins spécifiques de différentes structures professionnelles. La plateforme offre une flexibilité remarquable tout en garantissant sécurité et efficacité.

Pour les PME et les TPE

Zeendoc est particulièrement bien adapté aux petites et moyennes entreprises qui cherchent à optimiser leur gestion documentaire. La solution permet aux TPE/PME de réduire automatiquement leur empreinte carbone, s’inscrivant dans une démarche écoresponsable attractive.

L’interface intuitive ne nécessite pas de compétences techniques avancées, permettant une prise en main rapide par les équipes.

Le système propose des formules tarifaires adaptées aux budgets limités, avec une évolutivité qui accompagne la croissance de l’entreprise.

En outre, les PME bénéficient d’économies substantielles grâce à la réduction des coûts d’impression, de stockage physique et de recherche documentaire, ce qui permet d’améliorer significativement leur productivité quotidienne. À cet égard, l’investissement dans une solution comme Zeendoc s’avère particulièrement rentable sur le long terme.

Gestion des Utilisateurs et Sécurité

Zeendoc offre une gestion fine des droits utilisateurs permettant de définir précisément qui peut accéder à quels documents. L’administrateur peut créer différents profils avec des permissions spécifiques selon les rôles dans l’entreprise.

La plateforme garantit une sécurisation optimale des données avec un chiffrement des informations et des sauvegardes régulières. L’authentification à double facteur renforce la protection des accès.

Le suivi des activités permet de tracer qui a consulté, modifié ou partagé un document, assurant ainsi une transparence totale. Cette traçabilité répond aux exigences de conformité réglementaire comme le RGPD.

Les données sont hébergées sur des serveurs sécurisés en France, garantissant la souveraineté des informations sensibles de l’entreprise.

Procès Ressources Humaines

La solution Zeendoc simplifie considérablement la gestion des processus RH en dématérialisant l’ensemble des documents liés aux employés. Les dossiers du personnel sont centralisés et accessibles instantanément.

De surcroît, en cas de litige ou de procédure, il convient de noter que tous les documents nécessaires peuvent être retrouvés rapidement grâce aux puissantes fonctionnalités de recherche. Par conséquent, la réactivité de l’entreprise face aux situations d’urgence se trouve nettement améliorée. L’horodatage des documents garantit leur valeur probante.

Les workflows automatisés permettent de suivre les procédures d’embauche, d’évaluation ou de départ avec un minimum d’erreurs. Chaque étape est documentée et archivée selon les obligations légales.

Cette organisation évite les risques de perte documentaire qui pourraient s’avérer préjudiciables lors d’un contentieux social.

Gestion Fiche de Paie et Coffre Fort Numérique

Zeendoc propose une solution complète pour la gestion des bulletins de paie dématérialisés. Le système automatise la distribution des fiches de paie aux employés, leur évitant de manipuler des documents papier.

Le coffre-fort numérique personnel garantit à chaque collaborateur un accès sécurisé à ses documents même après son départ de l’entreprise. Ce service respecte les obligations légales de conservation des bulletins de salaire.

Les documents sont automatiquement classés et indexés, facilitant les recherches ultérieures. L’employeur économise du temps sur les tâches administratives récurrentes.

La solution assure la conformité avec la législation en vigueur concernant la dématérialisation des bulletins de paie et leur conservation à long terme.

Conformité et Légalité avec Zeendoc

Zeendoc assure une conformité rigoureuse aux réglementations en vigueur pour la gestion électronique des documents. La solution garantit la sécurité juridique tout en simplifiant les processus d’audit grâce à une traçabilité complète.

Signature Électronique et Horodatage

La signature électronique proposée par Zeendoc permet d’authentifier l’origine des documents et de garantir leur intégrité. Ce processus est conforme aux normes européennes et françaises en matière de dématérialisation.

L’horodatage certifie la date et l’heure précises des actions effectuées sur les documents. Cette fonctionnalité essentielle assure une piste d’audit fiable, élément indispensable pour la validité juridique des documents électroniques.

Zeendoc intègre un système de stockage complémentaire qui permet un archivage à valeur probante conforme à la norme NF Z42-013 et certifié NF 461. Cette certification renforce la valeur légale des documents conservés dans le système.

Loi El Khomri et Conformité Fiscale

La plateforme Zeendoc est alignée avec les exigences de la Loi El Khomri concernant la dématérialisation des bulletins de paie et autres documents RH. Elle garantit un accès sécurisé aux documents pour les collaborateurs tout en respectant les obligations légales de conservation.

En matière fiscale, Zeendoc assure la conformité des factures électroniques aux exigences légales françaises et européennes. Le système maintient une piste d’audit fiable, prérequis légal essentiel pour la dématérialisation des factures.

Les audits sont considérablement simplifiés grâce à la traçabilité totale des documents fournie par Zeendoc. Cette transparence permet de réduire significativement les risques juridiques et de garantir la conformité aux diverses normes légales applicables.

Optimisation de la Productivité

Zeendoc offre des solutions concrètes pour améliorer l’efficacité opérationnelle des entreprises grâce à sa plateforme de Gestion Électronique des Documents. Les gains de productivité se manifestent principalement à travers l’automatisation et les capacités analytiques du système.

Automatisation des Processus

Zeendoc transforme radicalement la gestion documentaire en automatisant les workflows essentiels. Le système prend en charge la validation, la signature et la diffusion des documents sans intervention manuelle constante.

Les tâches répétitives comme le traitement des factures et la gestion des notes de frais deviennent considérablement plus rapides. Cette automatisation libère un temps précieux pour les équipes, qui peuvent se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée.

L’outil facilite par ailleurs la recherche documentaire, aspect qui s’avère souvent chronophage dans les entreprises. En effet, grâce à l’indexation intelligente, les utilisateurs retrouvent non seulement instantanément leurs documents, mais parviennent également à réduire considérablement le temps perdu en recherches infructueuses.

Analyse et Rapports

La plateforme Zeendoc va au-delà du simple stockage en offrant des fonctionnalités d’analyse avancées. Les entreprises peuvent extraire des données pertinentes à partir de leurs documents numérisés.

Les tableaux de bord personnalisables permettent de visualiser les principaux indicateurs de performance liés à la gestion documentaire. Les responsables peuvent suivre :

• Le volume de documents traités
• Les temps moyens de validation
• Les goulots d’étranglement dans les processus

Ces analyses facilitent l’identification des opportunités d’amélioration continue. Les rapports automatisés fournissent une vision claire de l’utilisation des ressources documentaires, permettant aux décideurs d’optimiser davantage leurs processus internes.

Accès et Utilisation des Supports Modernes

Zeendoc offre une flexibilité remarquable dans l’accès aux documents dématérialisés. La plateforme s’adapte aux besoins des utilisateurs en leur permettant de consulter leurs documents depuis différents appareils et de bénéficier d’un espace de stockage cloud généreux.

Compatibilité avec Ordinateur et Smartphone

Zeendoc assure une expérience utilisateur optimale quelle que soit la plateforme utilisée. Les interfaces sont parfaitement adaptées tant pour les ordinateurs de bureau que pour les appareils mobiles.

Les utilisateurs peuvent accéder à leurs documents professionnels depuis n’importe quel ordinateur via un navigateur web standard. Aucune installation de logiciel complexe n’est nécessaire.

La version mobile de Zeendoc est entièrement responsive, permettant une consultation fluide sur smartphone et tablette. Cette fonctionnalité est particulièrement appréciée des professionnels en déplacement.

L’application garantit également une synchronisation en temps réel entre tous les appareils. Un document consulté sur ordinateur sera immédiatement accessible avec les mêmes paramètres sur smartphone.

Stockage Illimité en Cloud

Le système Zeendoc propose une capacité de stockage cloud adaptée aux besoins évolutifs des entreprises. La solution offre des options d’archivage extensibles selon le volume documentaire à gérer.

Les données sont hébergées sur des serveurs sécurisés, garantissant à la fois leur disponibilité permanente et leur protection contre les incidents techniques. Des sauvegardes automatiques sont effectuées régulièrement.

Le stockage cloud élimine les contraintes liées aux infrastructures physiques et réduit considérablement les coûts associés à l’archivage traditionnel. Les entreprises n’ont plus besoin d’investir dans des systèmes de stockage coûteux.

La solution assure également une gestion intelligente de l’espace avec des fonctionnalités de compression et d’optimisation des fichiers, tout en préservant l’intégrité des documents originaux.

Zeendoc Avis et Prix

Zeendoc se démarque en 2025 comme une solution de gestion électronique de documents (GED) particulièrement appréciée des utilisateurs. Selon Capterra France, le logiciel obtient une note globale impressionnante de 5.0/5 basée sur les avis clients.

Les utilisateurs soulignent principalement la simplicité d’utilisation de l’interface, qui permet une prise en main rapide même pour les novices. La plateforme est également louée pour sa contribution à la réduction de l’utilisation du papier dans les entreprises.

Parmi les fonctionnalités les plus appréciées, on retrouve la numérisation et le classement de documents papier à l’aide de différentes méthodes comme :

• Séparateurs
• Tampons
• Codes-barres
• Reconnaissance optique

Le modèle tarifaire de Zeendoc se distingue par sa flexibilité et sa personnalisation. L’entreprise ne propose pas de grille tarifaire standard accessible publiquement, privilégiant plutôt une approche sur-mesure en nous contactant.

Pour obtenir un devis, les entreprises intéressées doivent nous contacter directement. Les tarifs sont adaptés en fonction de plusieurs facteurs :

• Secteur d’activité
• Taille de l’entreprise
• Besoins spécifiques d’utilisation (fournisseur, client, RH, note de frais, fiche de paie, etc.)

Cette approche personnalisée permet aux PME de bénéficier d’une solution parfaitement adaptée à leurs besoins réels, sans payer pour des fonctionnalités superflues.

Un essai ou une démonstration est généralement recommandé pour évaluer l’adéquation de la solution avec les besoins spécifiques de chaque organisation avant engagement.